O que você pode pedir ao hóspede, e por quanto tempo pode guardar

Pergunta objetiva, resposta objetiva: documento oficial com foto e CPF, nome completo, e a identificação de quem mais vai ocupar o imóvel. Isso basta para identificar quem está no seu apartamento.

O que se vê no mercado é bem mais que isso. Comprovante de residência, foto do cartão de crédito, selfie segurando o documento ao lado do rosto, contracheque, dados do voo. Cada item a mais é risco que você assume sem contrapartida.

Você é controlador, e isso tem efeito prático

Quando você decide quais dados pedir, para que e por quanto tempo guardar, você é controlador na acepção da Lei nº 13.709/2018. Não importa que a operação seja pequena nem que os dados estejam no seu celular.

A lei impõe finalidade determinada e necessidade: colete o mínimo suficiente para o propósito, e elimine quando o propósito se exaure. Identificar o ocupante da estadia de janeiro não justifica manter a imagem do RG dele em novembro.

O anfitrião pequeno raramente será fiscalizado pela ANPD. Ele será, eventualmente, alvo de celular roubado, de reclamação de hóspede que descobriu o documento em grupo de WhatsApp, ou de ação indenizatória depois de um vazamento. É por esse motivo que a medida vale, não pelo risco regulatório.

O problema do WhatsApp

Quase toda operação de temporada coleta documento por WhatsApp. É onde o hóspede já está e é o caminho de menor atrito.

O que acontece depois é o problema. A imagem fica no aplicativo indefinidamente, replicada no backup em nuvem, às vezes espelhada no computador. Se há mais de uma pessoa na operação — cônjuge, co-anfitrião, diarista no grupo do imóvel — o documento circulou para gente que não precisava dele.

Coletar por WhatsApp não é o erro. Deixar lá é.

Retenção: quanto tempo é razoável

Não há prazo legal único, porque ele decorre da finalidade. Na prática há três finalidades distintas, com prazos distintos:

Identificar quem está no imóvel durante a estadia. Exaure-se no check-out. A imagem do documento não precisa sobreviver a isso.

Documentar dano, disputa ou ocorrência. Enquanto houver pretensão viva. Prazo maior, mas aplicável a reservas específicas, não a todas.

Registro da estadia. Nome, datas, número de ocupantes. Dado bem menos sensível que a imagem do documento, e o que efetivamente serve para histórico e para prova.

A separação entre a terceira finalidade e as duas primeiras é o ponto inteiro. Guardar o registro da estadia por anos é razoável. Guardar a foto do RG pelo mesmo período não é.

Compartilhamento com portaria e prestadores

Condomínio que exige lista de ocupantes para liberar acesso é hipótese legítima de compartilhamento, e o dado transmitido deve ser o mínimo pedido: nome e data. Enviar a imagem do documento para o grupo do prédio, não.

Diarista, manuteneiro e co-anfitrião precisam saber que há hóspede, quantos são e quando saem. Não precisam do CPF nem da identidade.

Rotina que resolve

1. Padronize o pedido: mesma mensagem, mesmo momento, mesmos campos, para todo hóspede.

2. Tire a imagem do WhatsApp assim que possível, e apague a conversa.

3. Defina um prazo de eliminação por escrito e cumpra.

4. Faça uma limpeza retroativa. Comece pelas estadias de mais de um ano atrás.

5. Diga ao hóspede, em uma frase, para que você usa os dados e por quanto tempo guarda.

O quinto item custa nada e muda a percepção do hóspede sobre a sua operação. Ninguém espera aviso de privacidade de anfitrião de Airbnb.

Como o CheckinRio trata

O hóspede envia o documento por link, antes da chegada, e a imagem fica guardada dentro do sistema, fora do WhatsApp, visível apenas para quem tem acesso à sua conta. O CheckinRio apaga automaticamente a imagem do documento sessenta dias após o check-out, por rotina agendada, sem depender de alguém lembrar. O registro da estadia — quem esteve, quando, quantas pessoas — permanece, porque é ele que serve de histórico.

É a separação descrita acima, aplicada por padrão, sem depender de o anfitrião lembrar de apagar.

Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica.